Lista zadań mówi jak, kto i w jakim czasie ma zrealizować czynności niezbędne do zamknięcia procesu.

Lista zadań to "słownik" – niezależny obiekt, który może być używany w wielu szablonach procesów jednocześnie, a zmiana w nim wpłynie na wszystkie szablony procesów, które go używają.

Listami zadań może zarządzać tylko administrator.

https://cdn.elev.io/file/uploads/ZgqgwcWOvhh-Mq8lTXD7D-yr2SYuf-YdPU2_QlxsKRQ/wJ5jGFu1HB9N1W4ZpRE4NglsdDPRQpNMgde8vYJ_6-Y/Screen Shot 2017-09-20 at 13.56.56-yL4.png

Nową listę zadań można utworzyć kontekstowo będąc w oknie edycji szablonu procesu, w którym chcemy jej używać – rozwiń listę wyboru list zadań i kliknij przycisk +UTWÓRZ NOWĄ LISTĘ ZADAŃ.

https://cdn.elev.io/file/uploads/ZgqgwcWOvhh-Mq8lTXD7D-yr2SYuf-YdPU2_QlxsKRQ/e41CspmZMmtntbPcL4ZNtdhtRmxrobL2d9I9saQ7KuQ/Screen Shot 2017-09-20 at 13.57.45-AXc.png

Edytować listę zadań można także z poziomu okna edycji szablonu procesu i klikając EDYTUJ obok nazwy wybranej listy zadań.

https://cdn.elev.io/file/uploads/Ux-_DYAntOZryf932615vJylxNK9aTAoYSfsIPsIGtY/vTARbTiAq3XbCbggIXRa49QIqT5mYPiGYl7lUkywRJw/listy zadan 3-Xn4.png


Innym sposobem na tworzenie i edycję list zadań jest wejście do ekranu list zadań – można do niego wejść przez opcję Listy zadań w menu wyświetlonym po kliknięciu w awatar. Widzimy tam wszystkie listy zadań podzielone według kategorii Ostatnio edytowane, Wersje robocze, Nieużywane, itp.


Tworzenie listy zadań

Tworzenie listy zadań zaczynamy od nadania jej nazwy - dla ułatwienia może nazywać się tak samo jak proces, w którym chcemy jej używać.

https://cdn.elev.io/file/uploads/ZgqgwcWOvhh-Mq8lTXD7D-yr2SYuf-YdPU2_QlxsKRQ/HKiX9xZWmJ081UBiL6l8hH81tfRL0nwh1B8teXavkk0/Screen Shot 2017-09-20 at 15.22.39-Wt8.png

Opcjonalnie możemy dodać opis, który będzie widoczny tylko dla administratorów i ułatwi zarządzanie listą zadań.

https://cdn.elev.io/file/uploads/ZgqgwcWOvhh-Mq8lTXD7D-yr2SYuf-YdPU2_QlxsKRQ/-x5p0-9G5-JtyWkgY0r1icKWRTkYlDxgy4cO1WG1KMY/Screen Shot 2017-09-20 at 15.35.27-wQA.png

Ekran edycji listy zadań podzielony jest na dwie kolumny: listę zadań i szczegóły wybranego zadania.

Szczegóły zadania

Nazwa

Nazwę zadania będzie widzieć jego realizator oraz wszystkie osoby biorące udział w procesie.

Nazwa powinna mieć formę komendy, np. Przygotuj (...) / Wykonaj (...).

Do nazwy można dodawać zmienne, takie jak odpowiedzi z formularza albo nazwę zgłaszającego. Dla zachowania uniwersalności listy zadań można to jednak zrobić tylko w oknie edycji szablonu procesu, który tę listę wykorzystuje.
Warunki otwarcia

Warunki otwarcia służą do ustalania kolejności wykonywania zadań tak, aby każde zadanie było zależne od innego (lub kilku).

Zadanie w uruchomionym procesie może mieć dwa stany: zablokowane i otwarte. Warunek otwarcia precyzuje w jakim przypadku zadanie zostanie odblokowane.

Jeśli zadanie nie posiada żadnego warunku otwarcia, zostanie odblokowane od razu po przejściu procesu do trzeciego etapu - Realizacji.

Jeśli zadanie posiada warunek otwarcia, zostanie ono odblokowane dopiero po jego spełnieniu.

Warunkiem otwarcia może być zamknięcie innego zadania z określonym statusem, np. zamknięcie zadania Podejmij decyzję w sprawie zatrudnienia jako Wyrażam zgodę.

https://cdn.elev.io/file/uploads/ZgqgwcWOvhh-Mq8lTXD7D-yr2SYuf-YdPU2_QlxsKRQ/sXQYUukDKOm5y2Qv-1YhNdpAOkrLGbt90HXv9G5iC-E/Screen Shot 2017-09-20 at 16.09.13-9WE.png

Zadanie może mieć więcej niż jeden warunek, tak aby trzeba było zamknąć wszystkie określone zadania w dany sposób lub tylko jedno z nich.

Uwaga: system nie obsługuje pętli zadań, więc jeśli w zadaniu #2 utworzysz warunek otwarcia jako zamknięcie zadania #1, a w zadaniu #1 jako zamknięcie zadania #2, system nie pokaże błędu, a w procesie uruchomionym w ten sposób nie będzie można przejść dalej.

Realizator

Każde zadanie musi mieć jedną osobę, która będzie odpowiedzialna za jego realizację. Może to być:

  • pracownik posiadający określoną kompetencję,
  • konkretny pracownik wybrany z imienia i nazwiska,
  • pracownik wynikający z roli w procesie, np. odpowiedzialny, zgłaszający, osoba, w imieniu której zgłoszono proces,
  • przełożony zgłaszającego.
Jeśli jest kilku pracowników, którzy mogą zostać wybrani przez system jako realizatorzy zadania, bo mają określone kompetencje, system wybierze osobę z najmniejszą ilością zadań w momencie uruchomienia procesu. Jeśli nie ma żadnej osoby z taką kompetencją, zadanie zostanie przydzielone odpowiedzialnemu za proces.


Czas na realizację

Każde zadanie w uruchomionym procesie ma określony termin realizacji. Jest on wyliczany na podstawie czasu na realizację ustalonego w ilości godzin i minut oraz biorąc pod uwagę dni i godziny pracy firmy.

Czas na realizacje powinien odpowiadać średniemu czasowi potrzebnemu na wykonanie danej czynności, ale powinien też zakładać dodatkowy margines – nie zawsze realizator zadania będzie mógł zabrać się za jego realizację od razu w momencie jego odblokowania.

Jeden pracownik może mieć wiele zadań w realizacji w tym samym czasie – to też warto wziąć pod uwagę przy ustalaniu czasu na realizację.


Opis zadania

Opis w zadaniu daje możliwość napisania dodatkowych instrukcji, które przeczyta jego realizator po kliknięciu w nazwę zadania.

Wykorzystaj to miejsce do umieszczenia linków do wzorów dokumentów lub pomocnych stron internetowych.

Przyciski zamknięcia zadania

Tutaj określamy z jakim statusem realizator będzie mógł zamknąć zadanie. Powinno to odpowiadać efektowi wykonanej pracy, np. zrobione, jest zgoda, odrzuć wniosek, itp.

https://cdn.elev.io/file/uploads/ZgqgwcWOvhh-Mq8lTXD7D-yr2SYuf-YdPU2_QlxsKRQ/lekN9CLZSz14a-ZCUOrDzoo-gMbbbTPurTu9eAQMV5g/Screen Shot 2017-09-21 at 13.49.55--a8.png

Do każdego statusu zamknięcia można dodać dodatkowe akcje, które zostaną uruchomione jedna po drugiej (makro) po kliknięciu wybranego przycisku zamknięcia. W tym momencie można w ten sposób np. zamknąć proces jako nieudany.

Dostępne akcje będą rozbudowywane o kolejne pozycje – napisz do nas, jeśli potrzebujesz zautomatyzować konkretną akcje w ten sposób.


Dodatkowe skróty

Dzięki dodatkowym skrótom realizator zadania może w szybki sposób uruchomić inny proces, który zostanie powiązany jako podproces. Może też dodać do aktualnego procesu dodatkową listę zadań, rozszerzając zakres procesu.

https://cdn.elev.io/file/uploads/ZgqgwcWOvhh-Mq8lTXD7D-yr2SYuf-YdPU2_QlxsKRQ/-iOGcsrCrX9dU5dN1DK-tnRSpcVaLLnll0zlfF9duTs/Screen Shot 2017-09-21 at 13.51.14-tjU.png

Skróty te pojawią się pod przyciskiem DZIAŁANIA w zadaniu.


Wersja robocza i publikacja

Jeśli jeszcze pracujesz nad listą zadań i nie chcesz oddawać jej do użytku, możesz zapisać ją jako wersję roboczą.

https://cdn.elev.io/file/uploads/ZgqgwcWOvhh-Mq8lTXD7D-yr2SYuf-YdPU2_QlxsKRQ/RIQVg6-U3G6WPY91hGdokqyD3Vyuv3a1vePq-OWt4WE/Screen Shot 2017-09-21 at 14.07.09-8pQ.png

Jeśli lista jest już gotowa i chcesz wykorzystać ją w procesie, kliknij ZAPISZ I OPUBLIKUJ.

Jeśli wprowadzasz zmiany w liście zadań, która już jest wykorzystywana w jakimś procesie i opublikujesz ją, nie będzie to miało wpływu na procesy, które zostały uruchomione wcześniej.

Jeśli wprowadzasz zmiany w liście zadań, która już jest wykorzystywana w jakimś procesie i zapiszesz ją jako wersję roboczą, kolejne procesy dalej będą uruchamiane z użyciem ostatniej opublikowanej wersji.