Użytkownicy mogą wielokrotnie uruchamiać ten sam proces dzięki jego szablonowi.

Proces z założenia jest powtarzalny, więc jego szablon określa na jakich zasadach będzie on realizowany przy każdym kolejnym uruchomieniu.

Aby wprowadzać zmiany w szablonach procesów, należy mieć uprawnienia administartora.

Wejdź do listy szablonów klikając w zakładkę Szablony procesów w górnym pasku nawigacyjnym.


Tworzenie nowego szablonu procesu

Aby utworzyć nowy szablon procesu należy kliknąć przycisk UTWÓRZ SZABLON PROCESU. Pojawi się okno, w którym trzeba będzie wprowadzić dane w polach:

  • Nazwa
  • Przynależność do kategorii
  • Opis, który zobaczą osoby uruchamiające proces.
  • Odpowiedzialny, czyli osoba która będzie zarządzała wszystkimi uruchomionymi procesami z tego szablonu. Może to być określona osoba lub rola – szef działu lub dowolny pracownik działu.
  • Czas na realizację, czyli okres wyrażony w liczbie godzin i minut. Z tego czasu po uruchomieniu procesu zostanie wyliczona data i godzina jego realizacji - termin procesu, którego powinien dopilnować odpowiedzialny za proces i realizatorzy zadań. Termin jest wyliczany na podstawie dni i godzin pracy firmy - więcej o tym przeczytasz tutaj.
  • Formularz zgłoszeniowy, który będzie musiał wypełnić pracownik uruchamiający proces. Formularz to niezależny obiekt, który może być używany w wielu szablonach procesów jednocześnie, a zmiana w nim wpłynie na wszystkie szablony, które go używają. Więcej o formularzach zgłoszeniowych przeczytasz tutaj.
  • Lista zadań, która zostanie rozdzielona pracownikom po uruchomieniu procesu. Lista zadań to niezależny obiekt, który może być używany w wielu szablonach procesów jednocześnie, a zmiana w nim wpłynie na wszystkie szablony, które go używają. Więcej o listach zadań przeczytasz tutaj.
  • Zaawansowane
    • Użytkownicy procesu, czyli pracownicy, którzy będą mieli możliwość uruchomić proces. Domyślnie są to wszyscy pracownicy w systemie, ale można wybrać konkretne osoby, które będą miały do niego dostęp, np. tylko menedżerowie.
    • Proces może uruchomić wiele osób jednocześnie - aby zapobiec problemowi wielokrotnego zgłoszenia tej samej sprawy przez wielu użytkowników (np. awaria drukarki czy klimatyzacji) dodaliśmy możliwość zablokowania wielokrotnego uruchomienia tego samego procesu. Po pierwszym uruchomieniu inni pracownicy widzą informację, że trwają prace nad jego realizacją. Informacja oraz blokada znikają po zamknięciu procesu.

Zmienne w nazwie procesu i zadań

Do nazw procesów i zadań można dodać zmienne, m.in. nazwę osoby uruchamiającej proces, datę, wybrane odpowiedzi z formularza zgłoszeniowego, itp. Dzięki temu w długiej liście uruchomionych / zamkniętych procesów można będzie rozpoznać proces po jego nazwie rozszerzonej o szczegóły. Realizatorzy zadań również po samej nazwie będą wiedzieć czego dotyczy ich zadanie bez potrzeby przechodzenia do ekranu szczegółów procesu.


Aktywowanie szablonów i limity ilości

Szablon procesu może mieć status Aktywny lub Nieaktywny - od tego zależy, czy proces w katalogu będzie dostępny do uruchamiania przez pracowników firmy.

Szablony procesów powinno się wyłączać w przypadkach:

  • wprowadzania zmian w zadaniach lub formularzach, które wymagają dużo pracy,
  • wycofaniu procesu z użytku w firmie.

Udostępnianie wyłącza się po kliknięciu ikony trzech kropek (⠇) w liście szablonów, a następnie wybranie WYŁĄCZ. Podobnie można włączyć taki szablon.