Jedną z największych korzyści FlowBoard jest pomoc w przekazywaniu informacji o stanie procesów bez angażowania w to innych osób. Dlatego warto zaprosić do korzystania z systemu wszystkich swoich pracowników.

Pracownik

Obiekt "pracownik" w FlowBoard to konto użytkownika systemu.

Pracownik może mieć status zaproszony, aktywny lub zarchiwizowany. Jeśli jest zarchiwizowany, nie może logować się do aplikacji.

Pracownik aktywny może być wybierany jako realizator zadań oraz jako odpowiedzialny za procesy.

Każdy pracownik może mieć przypisane kompetencje, dział oraz przełożonego. Te informacje pomogą w sprawnym przypisywaniu zadań bez potrzeby wprowadzania zmian w szablonach procesów.

Pracownik może mieć też rolę administratora, co pozwoli mu na zarządzanie wszystkimi obiektami w systemie (pracownicy, procesy, itd.).

Rolę administratora automatycznie otrzymuje pierwszy pracownik w danym koncie firmowym. Administrator może nadać i odebrać rolę administratora każdemu innemu procownikowi, ale nie sobie.

Zapraszanie pracowników

Zapraszać nowych pracowników do FlowBoard może tylko osoba z rolą administratora.

Okno zapraszania pracowników można otworzyć klikając przycisk ZAPROŚ PRACOWNIKÓW w prawym górnym rogu ekranu.

https://cdn.elev.io/file/uploads/Ux-_DYAntOZryf932615vJylxNK9aTAoYSfsIPsIGtY/RZlN8VPOOG105xcv7oZjUSVz-F-68ps3if8b2_G_vtw/zapros pracownikow-siw.png


W polu wpisz adresy email można wpisywać adresy email pracowników rozdzielone przecinkami, aby grupowo rozesłać im zaproszenia do aplikacji.

Aby szybko wprowadzić dużą liczbę adresów skopiuj kolumnę z adresami w tabeli (np. Excel) i wklej dane w pole adresów - przecinki zostaną dodane automatycznie.
Podobnie można zrobić kopiując adresy z listy adresatów wiadomości email w programie pocztowym (format: Jan Nowak <jan.nowak@myflowboard.com> ). System sam usunie niepotrzebne wartości i wstawi przecinki.

W drugim kroku można ustawić wszystkim zapraszanym pracownikom:

  • kompetencje - do zadań
  • dział - do procesów
  • przełożonego - do zadań i procesów
  • rolę administratora aplikacji

Po kliknięciu przycisku ZAPROŚ na podane adresy email zostaną wysłane wiadomości z dalszymi instrukcjami i linkiem do aplikacji. W aplikacji zostaną też utworzone konta pracowników dla tych osób, ale do czasu ich pierwszego wejścia do aplikacji będą mieli status zaproszony.

Można też zaznaczyć pole wyświetl okno ponownie, aby po wysłaniu zaproszeń pokazało się nowe okno zapraszania pracowników. Można wykorzystać to do szybkiego wprowadzenia pracowników do kilku różnych działów.

Aktualnie jeden adres email może być używany tylko w jednym koncie firmowym. Jeśli na już używany adres ktoś spróbuje wysłać zaproszenie, system nie wyśle takiej wiadomości.
Należy w takiej sytuacji użyć innego adresu email.


Zarządzanie pracownikami

Każdy administrator może wprowadzać zmiany w koncie innego pracownika. Może to zrobić z poziomu listy pracowników, do której można się dostać przez menu pod awatarem.

Klikając w ikonę trzech kropek w liście pracowników wyświetli się lista akcji, gdzie należy kliknąć EDYTUJ.

W oknie edycji pracownika można zmienić imię, nazwisko, zdjęcie, dział, kompetencje i przełożonego oraz nadać lub odebrać rolę administratora.

Zwykły pracownik bez roli administratora może zmienić tylko swoje imię i nazwisko i zdjęcie. Może też zmienić swoje hasło, czego nie może zrobić na jego koncie żaden inny pracownik, nawet administrator.