Prawidłowe przygotowanie procesów w kategorii RODO pozwoli dostosować Twoją firmę do aktualnych przepisów i rozporządzenia dotyczącego ochrony danych osobowych. Ułatwi również Twoim pracownikom, zgodne z procedurami i właściwe postępowanie podczas przetwarzania danych.

Procesy i dokumenty RODO są dostępne tylko dla opłaconych planów abonamentowych Standard i Professional.

Krok 1. Przejdź przez proces RODO GO

Proces RODO GO przeprowadzi Cię krok po kroku przez wszystkie niezbędne czynności, aby Twoja firma była zgodna z RODO.

Aby uruchomić proces RODO GO:

  1. Zaloguj się poprawnie na swoje konto i wejdź w "Szablony procesów", które znajdziesz w menu pod swoim awatarem,
  2. Z listy procesów z kategorii RODO wybierz „RODO GO – krok po kroku dostosuj firmę do RODO” i rozpocznij edycję,
  3. Osobie, która ma przeprowadzić proces RODO GO przypisz rolę „Szef działu Administracji” lub ręcznie zmień osobę odpowiedzialna za ten proces z poziomu ekranu Szablony procesów.
  4. Zmień status szablonu procesu na Aktywny,
  5. Uruchom proces "RODO GO" przy pomocy przycisku "Uruchom nowy proces", a następnie wejdź w jego szczegóły i przystąp do wykonywania zadań.

Przejście przez wszystkie zadania w procesie RODO GO pomoże Ci zdobyć niezbędną wiedzę o Rozporządzeniu, a także krok po kroku przygotować niezbędne rejestry i instrukcje.


Krok 2. Dostosuj pozostałe procesy w kategorii RODO

  1. Wejdź w "Formularze zgłoszeniowe", które znajdziesz pod swoim awatarem a następnie wybierz i edytuj listy odpowiedzi korzystając z rejestrów przygotowanych w procesie RODO GO:
    1. fizyczne lokalizacje – skorzystaj z rejestru fizycznych lokalizacji,
    2. czynności przetwarzania – skorzystaj z rejestru czynności przetwarzania,
    3. zbiory danych – skorzystaj z rejestru zbiorów danych.
  2. Osobie, która będzie odpowiedzialna za procesy RODO przypisz rolę „Szef działu Administracji” lub zmień osobę odpowiedzialna za te procesy na wybranego pracownika z poziomu ekranu Szablony procesów.
  3. Przypisz odpowiedniemu pracownikowi kompetencję "Kadrowe" lub zmień realizatora zadań w procesach, gdzie wymagane są takie kompetencje:
    1. Nadanie dostępu do zbioru,
    2. Nadanie uprawnień do czynności przetwarzania,
    3. Zmiana/odebranie dostępu do zbioru,
    4. Zmiana/odebranie dostępu do czynności przetwarzania.
  4. Zmień statusy szablonów procesów RODO na Aktywne.

Aktywne procesy będą dostępne do uruchomienia dla pracowników organizacji. Możliwe będzie zgłoszenie przez nich incydentu, nowych zbiorów, przesyłanie wniosków o dostępy i uprawnienia itp.

Pamiętaj, żeby zaprosić swoich pracowników do FlowBoard, aby mogli oni korzystać z przygotowanych procesów RODO. Informację, jak zaprosić pracowników znajdziesz tutaj.